Capitulo VI - Manejo del sistema de información de la farmacia de mi establecimiento de salud

1. Cada día
2. Fin de mes

1. Cada día

PUESTOS DE SALUD:

Durante el día

· Después de haber atendido a tu paciente y de haberle dado todas las indicaciones (ver dispensación).

· Anota en un cuaderno de venta diarias cada producto que vendes. Ejemplo:

Fecha: 01-01-98
Medicamento		Precio
1 Paracetamol gotas		1.00
1 Cotrimoxazol jbe		2.00
	total 3.00
02-01-98
1 Amoxicilina 125mg jbe		3.80
1 Paracetamol jbe		2.00
	Total	5.80

*No es difícil hacer esto a veces no son mas de tres productos al día.

· Si te quedan debiendo los medicamentos deberás anotar en otro cuaderno, esas deudas de la siguiente manera (Fecha, nombre del paciente que debe, productos que lleva y la cantidad en dinero que debe, y harás firmar al paciente o responsable como prueba de que le has entregado el medicamento en calidad de fiado)

Si te vienen a pagar busca la cuenta de la persona y pones la palabra cancelado en su cuenta

Ejemplo:

Fecha: 01-01-98
Medicamento		Precio
1 Cotrimoxazol jbe		2.00
1 Diclofenac amp		1.50
	Total 3.50
Luisa Ching
1 Diclofenac amp		1.50
1 Amoxicilina 125mg		3.80
	Total 4.30
Einer Castillo C.

Final del día:

· Descarga en tu hoja de Kardex los productos que has vendido, fiado o dado por indigencia durante el día.

Si ese día recibiste tu pedido anota también los ingresos correspondientes a cada producto. No es difícil hacer esto teniendo en cuenta que en Puestos de Salud la demanda de Farmacia no es mucha.

CENTROS DE SALUD:

Durante el día:

· Si estás en un Centro de Salud y tienes boleta de venta anota toda venta que hagas en la boleta, si se te acaban usa entonces un cuaderno de venta diaria como para Puestos de Salud (los días que no tengas boleta y después regularizar con las nuevas boletas).

· Maneja los créditos para Puestos de Salud, dando boleta en el momento que te pagan y borra la deuda del cuaderno de créditos.

· Realiza el proceso de dispensación de la misma manera que para Puestos de Salud, si bien es cierto tu recibes la receta ya elaborada es indispensable que sepas indicarle al paciente como tomar y para ello debes saber interpretarla bien.

Final del día:

· Vamos a realizar lo que en contabilidad es el "arqueo diario", es decir que vamos a sumar el importe de las boletas utilizadas en la venta diaria y anotar la cantidad en un cuaderno. Este cuaderno debe llevar la fecha e ir anotado la suma total de la venta del día con el número de las boletas a las que pertenece esa suma.

Ejemplo:

Fecha	Documento	Detalle	Importe
01-01-98	b/v no 1450 a 1453	venta de medicinas	25.00
Total del día:	25.00	Firma:
02-01-98	b/v no 1454 a 1459	venta de medicinas	32.00
02-01-98	b/v no 1461 a 1463	crédito cancelado	35.00
Total del día:	67.00	Firma

· Como ves, es parecido a los Puestos de Salud pero como tienes boletas de venta se tiene que registrar obligatoriamente en este cuaderno de registro de ventas.

· En este cuaderno de registro de ventas anota las boletas de venta que han sido canceladas (persona que han venido a pagar).

· Si el Puesto de Salud cuenta con recibos debe hacer lo mismo que el Centro de Salud.

· Haz una boleta respectiva y anota la cancelada de las personas que te cancelan un crédito.

· Pasa a tus fichas de kardex los productos que has vendido durante el día, incluye las indigencias, fiados, seguro escolar o si se rompió alguna medicina.

· No escribas en el kardex los medicamentos de los créditos que te hayan cancelado, pues esta medicina ya ha sido descargada cuando le fiaste a la persona.

2. Fin de mes

CENTROS Y PUESTOS DE SALUD:

A. ¿Cómo hago mi informe mensual de productos farmacéuticos?

1. Escribe todos los datos que corresponden al establecimiento, para el ejemplo vamos a hacer el informe del 01 al 31 de enero del P.S. de Chimbote que pertenece al C.S. de CABALLOCOCHA y el responsable de farmacia es el Técnico Augusto Sampayo Mariano

INFORME MENSUAL DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

INFORME MENSUAL DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS

2. Anota en el kardex los datos de cada medicamento en tu informe, te daremos un ejemplo y tu lo haces con las demás fichas hasta completar tu informe.

· Anota el nombre del medicamento y presentación

KARDEX

INFORME MENSUAL DE CONSUMO

Informe mensual de consumo

B) Anota ahora el saldo del mes anterior (La cantidad que quedo en el anterior informe, en este 50, que corresponde también al inventario). RECUERDA: Estamos haciendo el informe de Enero así que el saldo es la cantidad de medicamento que te queda el 31 de diciembre del año anterior.

Informe mensual de productos farmacéuticos

C) Ahora anota todas las entradas en la columna de ingresos.

· Las compras en la columna de compras (sumarlas si son vanas)
· Las donaciones en la columna de donaciones (sumarlas si son vanas)

D) Suma todas estas cantidades (Saldo del mes anterior, compras y donaciones) para el ejemplo es 50 + 100 + 50 = 200.

E) La suma de todas estas cantidades es tu saldo disponible para el mes (200 en el ejemplo)

Informe mensual de productos farmacéuticos

F) Ahora en la columna de salidas, para eso suma las ventas y los fiados como en el ejemplo 5 + 3 + 10 + 20 + 30 = 68. Anota esta cantidad en la columna de ventas en tu informe.

Informe mensual de productos farmacéuticos

G) Ponles ahora el precio al que vendes cada una y multiplica por el total de la venta del mes de ácido acetil salicílico. Para el ejemplo, la tableta de Ácido Acetil salicílico se vende al público a 0.15 (68 x 0.15 = 10.20).

Informe mensual de productos farmacéuticos

H) Ahora suma las indigencias que tuviste ese mes y multiplicarlo por el precio unitario y ya tienes el costo total por indigencia de Ácido Acetill Salicílico.

Ejemplo:
En el Kardex de ejemplo la indigencia es 5 tabletas de Ácido Acetil Salicílico (5 x 0.15 = 0.75). Si no tienes indigencias no llenar este espacio

Informe mensual de productos farmacéuticos

I) Muy bien ahora suma tus ventas más tus indigencias con este dato sabrás cuanto medicamento has consumido en el mes para el ejemplo: 68+5 =73 Anota esta cantidad en la columna de consumo total.

Informe mensual de productos farmacéuticos

J) Ahora sabremos cuanto te queda al 31 de Enero

Resta a lo que tenías disponible para el mes de tu consumo total.
Ejemplo: 200 - 73 = 127

Fíjate que si observas tu Kardex este número debe ser igual al que tienes anotado para el 31/01/97, este saldo que es de 127 pasa a ser saldo del mes anterior para tu informe de febrero

Informe mensual de productos farmacéuticos

K) Si ya llegaste hasta aquí guarda la ficha de Acido Acetil Salicílico y pasa a la siguiente ficha y vuelve a seguir los pasos desde la A hasta la J, de esta manera completa tu informe con todos los medicamentos y material médico que tengas que informar.

INFORME MENSUAL DE CONSUMO

Informe mensual de productos farmacéuticos

3. Una vez llenado el informe con todos los medicamentos y material médico suma la columna de venta total y la columna de indigencias.

Informe mensual de productos farmacéuticos

4. En tu cuaderno de deudas suma las deudas del mes de Enero, ahora a la venta total réstale esta deuda y lo que queda debe ser el efectivo que debes tener.

Ejemplo:

Venta total	1195.00
Deudas de Enero en el P.S. de Chimbote	200.00
Efectivo	995.00

Ahora firma tu informe y envíalo con el informe económico

INFORME MENSUAL DE CONSUMO

Informe mensual de productos farmacéuticos

B. ¿Cómo haces la rendición de cuentas o informe económico?

Informa solamente lo que tienes en efectivo, si viene una auditoría y te pide el saldo ya que debes tener disponible ese dinero.

Ejemplo:

PUESTOS DE SALUD:

RENDICION DE CUENTAS DE FARMACIA
			MES: ENERO
Nombre del Establecimiento		P.S.: Chimbote
Jefe del establecimiento		Tec. Enf. Augusto Sampayo
Provincia: Ramón Castilla		Distrito: Ramón Castilla
INGRESOS:
FECHA	DOCUMENTO	DETALLE		IMPORTE
01-01-98	Boleta de venta,	venta de medicina		25.00
02-01-98	Recibos o Tickets	venta de medicina		32.00
02-01-98		venta de medicina		35.00
.....	.....	.....		.....
30-01-98		venta de medicina		45.00
30-01-98	créditos cancelado			120.00
	TOTAL		1115.00

EGRESOS:
FECHA	DOCUMENTO	DETALLE	IMPORTE
05-01-98	b/v 2345 DIREMID	Compra de medicinas	850.00
07-01-98	b/v 123 Bodega Rosita	Compra papel	5.00
	TOTAL	855.00

MOVIMIENTO DE FONDOS:
Saldo Mes Anterior		200.00
Ingresos del mes		1115.00
TOTAL		1315.00
Egreso del mes		855.00
Saldo actual		460.00
FIRMA
Presidente	Jefe de Centro	Responsable de Farmacia

* Si te das cuenta LOS INGRESOS es lo mismo que has hecho diariamente en tu cuaderno de venta diaria solo pásalo de allí y suma la cantidad total de ventas del mes.

CENTROS DE SALUD:

RENDICION DE CUENTAS DE FARMACIA
		MES: ENERO
Nombre del Establecimiento:		C.S. Islandia
Jefe del establecimiento:		Dr. Juan Bautista Corales
Provincia: Ramón Castilla		Distrito: Yavari
INGRESOS
FECHA	DOCUMENTO	DETALLE	IMPORTE
01-01-98	b/v no 1450 a 1453	venta de medicina	25.00
02-01-98	b/v no 1454 a 1459	venta de medicina	32.00
30-01-98	b/v no 1461-1463,1479	créditos cancelados	120.00
	TOTAL	1115.00

EGRESOS:
FECHA	DOCUMENTO	DETALLE	IMPORTE
05-01-98	b/v 2345 DIREMID	Compra de medicinas	850.00
07-01-98	b/v 123 Bodega Rosita	Compra papel	5.00
	TOTAL	855.00

MOVIMIENTO DE FONDOS:
Saldo Mes Anterior			200.00
Ingresos del mes			1115.00
TOTAL			1315.00
Egreso del mes			855.00
Saldo actual			460.00
FIRMA
Presidente	Jefe de Centro	Responsable de Farmacia

* Si te das cuenta los ingresos es lo mismo que has hecho diariamente en tu cuaderno de registro de ventas, lo mismo para los Puestos de Salud, solo pásalo de allí y suma la cantidad total de ventas del mes.

C) CADA TRES MESES:

Una vez que has contado una por una tu medicina, y elaborado tu informe, anótalo en tu kardex.

Consideraciones generales a modo de resumen:

· El número que has contado debe coincidir con lo que tienes anotado en tu Kardex como Último movimiento, si no es así debes ver donde te has equivocado o te han robado

· El precio que debes ponerle a la medicina del inventario es aquel con el que la compraste.

· Haces ahora tu informe a DIREMID.

· Es muy importante llenar la ficha con la fecha de vencimiento y si es posible revisar con tu plantilla de control de fecha de vencimiento.

D) ¿QUE HAGO CON EL DINERO DE LAS VENTAS?

Para que puedas saberlo debes de conocer las normas establecidas en el Ministerio de Salud con respecto al Programa de PACFARM, las mismas que han sido realizadas para evitar la pérdida del capital de la Farmacia de tu establecimiento. (Para más información consulta la Directiva 001-94-DIREMID-DRSL).

El dinero por la venta de medicamentos es utilizado de la siguiente manera:

· Utilización del fondo de reposición (Dinero usado para comprar más medicamentos). Como su nombre lo indica es el dinero que usaremos para reponer en la farmacia los medicamentos que hemos vendido. Para esto se usa el 90% de la venta total del mes, esto significa que si vendes 200.00 soles entonces:

Ingreso total por ventas x 90% = Fondo de Reposición. 200x90/100= 180.00 soles.

180.00 es la cantidad de dinero que como mínimo debes utilizar para comprar medicamentos.

· Utilización del fondo de revitalización (Dinero usado para gastos administrativos). Como su nombre lo indica con este dinero podrás comprar el material que necesitas para trabajar en la farmacia como: papel, lapiceros, pagar transporte, fletes, etc., esto corresponde al dinero restante, 10% de la venta total.

Ingreso total (100%) - Fondo de Reposición (90%) = Fondo de Revitalización. (10%)
200.00 - 180.00 = 20.00

20.00 Soles es la cantidad que como máximo deberás gastar si como en el ejemplo tu ingreso es de 200.00

Esto quiere decir que si en el mes tu gasto por indigencias fue de 15.00, solo tendrás 5.00 pagar los fletes o comprar material como papel y lapiceros.

Otro ejemplo: Tu ingreso del mes fue de 400.00

400 x 90/100 = 360 (Dinero para comprar más medicamentos).

400 - 360 = (40 Dinero para gastos administrativos más indigencias).

Ahora observa cuando vendes 200.00 solo puedes gastar 20.00, pero cuando vendes 400.00 puedes gastar 40.00, esto es muy importante:

Si la comunidad te fía y no te paga o tarda demasiado en cancelar tu no podrás utilizar este dinero porque tus ventas serán menores y tus gastos tendrían que ser menores.

Al no haber demasiada indigencia podrás incluso, si hay algún enfermo grave, utilizar ese dinero en una emergencia o para darle medicamentos o trasladarlo.

E. ¿COMO HAGO EL INFORME A LA COMUNIDAD?

Se recomienda hacerlo cada trimestre, después del inventario trimestral o cuando lo estimes conveniente puedes informar a la comunidad como va el funcionamiento de la farmacia, mostrar el BALANCE ECONOMICO y si el CAPITAL de la farmacia esta aumentando o no; y las razones para cualquiera de los casos.

Nota: Las reuniones con el comité de salud son mas seguidas, se recomienda cada mes o cuando se crea conveniente.

BALANCE ECONOMICO:

Muy bien ahora demuéstrales que estas haciendo un buen uso del dinero que se recauda por la venta de los medicamentos y preséntales un balance económico de la farmacia.

Para ello necesitas los siguientes datos:

· Ingreso por ventas mensual
· Gastos administrativos Mensual.
· Indigencias mensuales

Estos datos los presentas en un cuadro parecido al siguiente:

Por ejemplo:

El Puesto de Salud de San Antonio presenta a la comunidad el BALANCE ECONOMICO TRIMESTRAL correspondiente a los meses de Enero, Febrero y Marzo de 1998.

BALANCE ECONOMICO TRIMESTRAL DE FARMACIA

MESES: ENERO-FEBRERO-MARZO
AÑO: 1998.

INGRESOS		GASTOS ADMINISTRATIVOS (Sumar también las indigencias)
MES	CANTIDAD		CANTIDAD
ENERO	S/. 200.00	ENERO	S/. 10.00
FEBRERO	S/. 180.00	FEBRERO	S/. 20.00
MARZO	S/. 120.00	MARZO	S/. 10.00
TOTAL: S/. 500.00		TOTAL: S/. 40.00
DINERO PARA REPOSICION: 500.00 x 90/100 = 450.00
DINERO PARA REVITALIZACION: 500.00 - 450.00 = 50.00

Si el ingreso en el trimestre es de s/. 500.00: serías para reponer medicamentos s/. 450.00 y s/. 50.00 para gastos administrativos, seguro que nuestro amigo en el ejemplo, ha trabajado en base a la directiva, no excediéndose en gastos, porque sólo gastó s/. 40.00.

CAPITAL DE LA FARMACIA:

Demuéstrale también si va aumentando o disminuyendo el capital de la farmacia y las razones para cualquiera de los dos casos.

Para ello necesitas los siguientes datos:

· Inventario valorado (el que haces cada tres meses).
· Créditos pendientes de pago (suma todos los créditos no cancelados).
· Dinero en efectivo (Llamado también saldo en efectivo).

Por ejemplo:

Ahora el Técnico de Enfermería del Puesto de Salud de San Antonio presenta a la comunidad como va el capital de la farmacia haciendo la comparación de un trimestre.

Al explicar a la comunidad, hace la comparación de un trimestre: cuanto tenía al empezar el año y cuanto tiene después de tres meses para ello hace el cuadro comparativo parecido al del ejemplo:

CAPITAL DE LA FARMACIA (COMPARACION AL INICIO Y FINAL DEL TRIMESTRE)

AÑO: 1998

CAPITAL INICIAL (Fin de Diciembre)-1997		CAPITAL FINAL (Fin de marzo)-1988
	CANTIDAD		CANTIDAD
Dinero en efectivo (Saldo al 31-12-97)	s/. 300.00	Dinero en efectivo (Saldo al 31-03-98)	s/. 200.00
Inventario valorado (31-12-97)	s/. 500.00	inventario valorado (31-03-98)	s/. 700.00
Créditos (suma de todos los créditos hasta 31-12-97)	s/. 300.00	Créditos (Suma todos créditos hasta 31-03-98)	s/. 300.00
TOTAL: s/. 1100.00		TOTAL: s/. 1200.00

Ahora nuestro amigo resta su capital final de su capital inicial:

Capital Final - Capital inicial = Capital de incremento
s/. 1200.00 - s/. 1100.00 = s/. 100.00

Dándole un resultado positivo, porque aumentó el capital de la farmacia en S/. 100.00, a pesar de las deudas; que si fueran canceladas aumentaría este capital.

Si en lugar de aumentar has disminuido o sigues igual (s/. 0.00) debes indicar el volumen de deudas, y puedes Incluso ver cuantas indigencias tienes, es posible que la medicina se esté terminando porque tienes muchas indigencias.

Siempre es bueno que la comunidad lo sepa, así pagaran con puntualidad sabiendo que si en algún momento tienen una enfermedad grave la farmacia les podrá ayudar.

Conforme vayan disminuyendo las deudas, la farmacia se ira revitalizando y aumentando su capital. Esto no quiere decir que se debe negar los fiados, pero si estos son pagados puntualmente la farmacia no se afectará

NOTA: Para hacer la comparación del siguiente trimestre (Abril-Mayo Junio), los datos del capital final pasan a ser el capital inicial.

RECUERDA:

SI TODOS ENVIAMOS NUESTRA INFORMACION A TIEMPO, DIREMID SABRA QUE MEDICAMENTOS NECESITAMOS YA ELLOS TAMPOCO LES FALTARA PARA ATENDER NUESTROS PEDIDOS.

DE LA MISMA MANERA INFORMAR A LA COMUNIDAD SOBRE EL ESTADO DE CUENTAS DE LA FARMACIA HARA QUE ESTA CREZCA Y NUNCA NOS FALTARA MEDICAMENTOS PORQUE LA GENTE NO QUIERA PAGAR.